II. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ TỪNG THÀNH VIÊN P. QTTB
1. Lãnh đạo phòng
1.1. Trưởng phòng - Ths. Nguyễn Văn Tám
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản trị tài sản, xây dựng cơ bản các hạng mục công trình quy mô nhỏ, cảnh quan môi trường, an toàn về con người và cơ sở vật chất của Trường.
- Trực tiếp phân công nhiệm vụ cho các viên chức và người lao động của phòng, các tổ chức năng; điều hành và giám sát toàn bộ các công việc của phòng Quản trị thiết bị.
- Giám sát kiểm tra việc xây dựng, triển khai kế hoạch công tác năm, KPIs của tập thể và cá nhân, công tác đảm bảo chất lượng, đánh giá phân loại viên chức, thi đua khen thưởng.
- Quản lý công tác quy hoạch xây dựng tổng quan và quy hoạch chi tiết; tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát các hạng mục đầu tư theo từng giai đoạn phát triển của Trường.
- Quản lý công tác đầu tư mua sắm tài sản, quản lý sử dụng tài sản; cập nhật điều chỉnh, hoàn thiện các văn bản quy định về đầu tư và quản lý tài sản của Trường. Triển khai việc xây dựng và hoàn chỉnh các quy chế, quy định, văn bản hoạt động của phòng Quản trị thiết bị.
- Chỉ đạo công tác quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm kê, điều chuyển, khấu hao, thanh lý tài sản.
- Chỉ đạo công tác cảnh quan, cây xanh, vệ sinh môi trường.
- Chỉ đạo việc trang bị các điều kiện về cơ sở vật chất để bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy, cứu hộ cứu nạn, an toàn công trình xây dựng, an toàn điện, an toàn cây xanh, phòng chống sét, giông lốc, ngập úng.
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đối với các tiêu chuẩn thuộc lĩnh vực phụ trách;
- Trực tiếp báo cáo, đề xuất với Ban Giám Hiệu các vấn đề liên quan tới hoạt động của phòng; tham gia các công việc khác của Trường theo quyết định.
1.2. Phó trưởng phòng - Ths. Huỳnh Trường Hiệp
- Thực hiện và giám sát theo ủy quyền của Trưởng phòng về kế hoạch công tác năm, KPIs của tập thể và cá nhân, công tác đảm bảo chất lượng, đánh giá phân loại viên chức, thi đua khen thưởng, kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục.
- Thực hiện và giám sát công tác quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm kê, điều chuyển, khấu hao, thanh lý tài sản.
- Thực hiện và giám sát công tác cảnh quan, cây xanh, vệ sinh môi trường.
- Thực hiện và giám sát công tác bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy, cứu hộ cứu nạn, an toàn công trình xây dựng, an toàn điện, an toàn cây xanh, phòng chống sét, giông lốc, ngập úng.
- Trực tiếp tham gia tổ chức thực hiện công tác mua sắm tài sản theo sự phân công của Trưởng phòng.
2. Các Tổ chức năng
2.1. Tổ Kế hoạch – Văn phòng
2.1.1. Nhiệm vụ
- Tham mưu Trưởng phòng trong công tác lập, quản lý, giám sát kế hoạch công tác năm, quý, tháng, kế hoạch PDCA, KPIs ...
- Tổng hợp thông tin, dữ liệu, số liệu và lập các báo cáo, thống kê, cung cấp thông tin thường xuyên và đột xuất theo yêu cầu.
- Cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý tài sản, soạn thảo các quy định, quy trình về đầu tư mua sắm và quản lý tài sản.
- Tiếp nhận, trình xử lý và lưu trữ hồ sơ.
2.1.2. Nhiệm vụ thành viên
(1). Ths. Huỳnh Trường Hiệp – Tổ trưởng
Tham mưu Trưởng phòng trong công tác lập, quản lý, giám sát kế hoạch năm, kế hoạch công tác theo PDCA, lập biểu đồ Gantt, Kanban, KPIs của Phòng và của cá nhân.
(2). CN. Trần Kim Lan
Tổng hợp thông tin, dữ liệu, số liệu và soạn thảo báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo đảm bảo chất lượng, báo cáo tự đánh giá và các báo cáo liên quan khác trình Trưởng phòng phê duyệt.
(3). Ths. Nguyễn Trần Mẫn
Cập nhật các văn bản pháp luật liên quan và soạn thảo các quy định, quy trình, biểu mẫu về đầu tư mua sắm, xác lập tài sản công và quản lý sử dụng tài sản.
(4). CN. Võ Yến Linh
- Tiếp nhận công văn đến, trình xử lý, chuyển công văn đi, lưu trữ hồ sơ.
- Tiếp nhận đề nghị mua sắm, sửa chữa từ các đơn vị trình Trưởng phòng, chuyển cho chuyên viên phụ trách, lưu trữ hồ sơ, nhắc nhở tiến độ, thống kê - lưu trữ - báo cáo khi có yêu cầu.
- Ghi biên bản họp giao ban và các cuộc họp liên quan của phòng Quản trị thiết bị, nhắc nhở các thành viên Phòng về tiến độ và thời hạn các công việc được phân công.
- Kiểm tra hồ sơ thanh toán, quyết toán và trình ký Trưởng phòng.
- Tổng hợp và quản lý hồ sơ lưu trữ cơ quan của Phòng.
2.2. Tổ mua sắm tài sản
2.2.1. Nhiệm vụ
Tổ chức thực hiện kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản hàng năm: lập kế hoạch, tổng hợp danh mục, phê duyệt dự toán, tổ chức lựa chọn nhà thầu đúng quy định pháp luật, tiếp nhận và bàn giao tài sản cho đơn vị sử dụng đúng tiến độ.
2.2.2. Nhiệm vụ thành viên
(1). Ths. Nguyễn Trần Mẫn – Tổ trưởng
- Lập kế hoạch, thông báo, tổng hợp nhu cầu từ các đơn vị, trình phê duyệt danh mục mua sắm tài sản hàng năm.
- Tổ chức đấu thầu mua sắm: công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao, hóa chất, môi trường, KIT, thuốc, mẫu vật phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học.
- Tổ chức đấu thầu mua sắm trang thiết bị y tế.
(2). CN. Nguyễn Thọ Tùng
- Tổ chức đấu thầu mua sắm trang thiết bị tin học văn phòng, đồ gỗ, âm thanh, ánh sang…, các tài sản chuyên môn nghiệp vụ khác và một số trang thiết bị y tế theo phân công.
- Quản lý chứng thư số tài khoản trên hệ thống đấu thầu quốc gia, phân quyền cho các cán bộ của Trường theo chỉ đạo bằng văn bản của Lãnh đạo Trường.
(3). Ths. Huỳnh Trường Hiệp
- Tổ chức đấu thầu mua sắm trang thiết bị chuyên môn nghiệp vụ, các tài sản cố định khác và một số trang thiết bị y tế theo phân công.
(4). CN. Trần Kim Lan
- Tổ chức đấu thầu mua sắm văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ.
- Thanh toán các dịch vụ và hàng hóa hàng tháng: dịch vụ bảo vệ, tiền điện, tiền nước sinh hoạt, tiền xử lý rác.
2.3. Tổ duy tu bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ tài sản cố định, cơ sở hạ tầng
2.3.1. Nhiệm vụ
Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác duy tu bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định, cơ sở hạ tầng.
2.3.2. Nhiệm vụ thành viên
(1). KS. Lê Hoàng Phúc – Tổ trưởng
- Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác bảo trì, sửa chữa định kỳ hàng năm, kế hoạch theo chuyên đề hoặc phát sinh đột xuất cần xử lý nhanh.
- Kiểm tra khảo sát, lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì, cải tạo, bổ sung hệ thống điện, nước sinh hoạt và các tài sản cố định khác; lập hồ sơ thanh toán.
(2). KS. Bùi Văn Tuấn
- Kiểm tra khảo sát, lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì trang thiết bị chuyên môn và các tài sản cố định khác; lập hồ sơ thanh toán.
(3). KS. Bùi Thế Lân
- Kiểm tra khảo sát, lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì, cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầng khu thực hành của Trường đặt tại các Bệnh viện; lập hồ sơ thanh toán.
(4). KS. Phạm Văn Cư
- Kiểm tra khảo sát, lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì, cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầng tại Trường; lập hồ sơ thanh toán.
(5). KS. Trần Ngọc Phúc
- Kiểm tra khảo sát, lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì, cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầng tại Trường; lập hồ sơ thanh toán.
2.4. Tổ cây xanh, cảnh quang, vệ sinh, an toàn
2.4.1. Nhiệm vụ
- Quy hoạch tổng thể và chi tiết công tác vệ sinh, cây xanh cảnh quan, an toàn cho người học, viên chức và người lao động Trường; đảm bảo Trường luôn xanh-sạch-đẹp và an toàn.
- Kiểm tra khảo sát, lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì, cải tạo các hạng mục hạ tầng cây xanh cảnh quan tại Trường; lập hồ sơ thanh toán.
2.4.2. Nhiệm vụ thành viên
(1). Ths. Huỳnh Trường Hiệp – Tổ trưởng
- Xây dựng quy hoạch tổng thể và chi tiết, lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác vệ sinh, cây xanh cảnh quan, an toàn cho người học, viên chức và người lao động của Trường.
(2). CN. Trần Kim Lan
- Tham gia lập kế hoạch và triển khai, kiểm tra giám sát công tác vệ sinh, bảo đảm sạch đẹp các khu vực theo yêu cầu.
(3). KS. Bùi Thế Lân
- Tham gia lập kế hoạch và triển khai, kiểm tra giám sát công tác phòng cháy chữa cháy, cứu hộ cứu nạn, an toàn lao động, an toàn cho người học, viên chức và người lao động của Trường.
(4). Phạm Phước Thắng
- Tổ chức, phân công, giám sát và trực tiếp thực hiện công tác cây xanh-cảnh quan toàn Trường.
(5). Nguyễn Thị Ngọc Tiến
- Kiểm tra giám sát công tác vệ sinh do đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh thực hiện.
- Thực hiện vệ sinh các phòng giáo viên và văn phòng theo phân công của Trưởng phòng, vệ sinh khu thực hành của Trường đặt tại các Bệnh viện.
(6). Các thành viên khác của Tổ cây xanh
- Thực hiện nhiệm vụ chung và chi tiết theo sự phân công của Tổ trưởng
2.5. Tổ đầu tư xây dựng cơ bản
2.5.1. Nhiệm vụ
- Quản lý quy hoạch tổng thể và quy hoạch chi tiết các hạng mục, công trình, dự án, đề án của Trường.
- Tổng hợp thông tin, dữ liệu, số liệu về quy hoạch, đất đai, hạng mục công trình xây dựng có quy mô nhỏ, dự án xây dựng quy mô lớn... lập báo cáo định kỳ thường xuyên và đột xuất theo yêu cầu.
- Trực tiếp triển khai thực hiện các hạng mục công trình quy mô nhỏ: lập kế hoạch, triển khai thực hiện, quản lý hồ sơ, thanh quyết toán.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ các hạng mục công trình.
- Thực hiện công tác quyết toán vốn đầu tư theo quy định.
2.5.2. Nhiệm vụ thành viên
(1). KS. Nguyễn Chí Trung – Tổ trưởng
- Quản lý quy hoạch tổng thể và quy hoạch chi tiết các hạng mục, công trình, dự án, đề án của Trường
- Tổng hợp thông tin, dữ liệu, số liệu về quy hoạch, đất đai, công trình xây dựng quy mô nhỏ, các dự án xây dựng quy mô lớn..., lập báo cáo theo yêu cầu.
- Trực tiếp triển khai thực hiện các hạng mục công trình quy mô nhỏ: lập kế hoạch, triển khai, quản lý hồ sơ, thanh quyết toán.
(2). KS. Bùi Thế Lân
- Trực tiếp triển khai thực hiện các hạng mục công trình quy mô nhỏ: lập kế hoạch, triển khai, quản lý hồ sơ, thanh quyết toán.
(3). KS. Phạm Văn Cư
- Trực tiếp triển khai thực hiện các hạng mục công trình quy mô nhỏ: lập kế hoạch, triển khai, quản lý hồ sơ, thanh quyết toán.
(4). KS. Trần Ngọc Phúc
- Trực tiếp triển khai thực hiện các hạng mục công trình quy mô nhỏ: lập kế hoạch, triển khai, quản lý hồ sơ, thanh quyết toán.
(5). CN. Võ Yến Linh
- Tham gia lập kế hoạch, quản lý hồ sơ, tham gia thanh toán và lưu trữ hồ sơ các hạng mục, công trình xây dựng.
- Quyết toán vốn đầu tư các hạng mục, công trình, dự án, đề án.
(6). KS. Lê Hoàng Phúc
- Tham gia lập kế hoạch, giám sát, nghiệm thu các hạng mục, công trình xây dựng xây dựng quy mô nhỏ có liên quan đến điện, nước.
(7). CN. Nguyễn Thọ Tùng
- Tham gia lập kế hoạch, giám sát, nghiệm thu các hạng mục, công trình xây dựng xây dựng quy mô nhỏ có liên quan đến điện lạnh, điện nhẹ.
2.6. Tổ quản lý tài sản công
2.6.1. Nhiệm vụ
Tổ chức thực hiện quản lý tài sản công của Trường theo đúng quy định của pháp luật và quy định của Trường Đại học Y Dược Cần Thơ.
2.6.2. Nhiệm vụ thành viên
(1). Ths. Huỳnh Trường Hiệp – Tổ trưởng
- Giám sát chung việc quản lý tài sản công theo đúng quy định.
- Lập kế hoạch, triển khai thực hiện, báo cáo kết quả kiểm kê, đánh giá hiệu quả sử dụng, điều chuyển, thanh lý tài sản.
- Quản lý số liệu về tài sản toàn Trường và lập báo cáo trình Trưởng phòng theo yêu cầu.
(2). CN. Nguyễn Thọ Tùng
- Trực tiếp quản lý tài sản công theo quy định: quản lý phần mềm tài sản công và phần mềm quản lý tài sản Trường, nhập xuất kho tài sản trên phần mềm, cấp mã số, phiếu nhập xuất tài sản, cung cấp số liệu, dữ liệu liên quan về tài sản.
- Lập danh mục giao tài sản, công cụ dụng cụ hàng năm cho các đơn vị thuộc và trực thuộc.
- Tham gia lập kế hoạch và trực tiếp thực hiện kiểm kê, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản tại các đơn vị; phối hợp với phòng Tài chính kế toán tính khấu hao, hao mòn tài sản, thanh lý tài sản hàng năm.
(3). Ths. Nguyễn Trần Mẫn
- Thực hiện kiểm kê, đánh giá hiệu quả sử dụng, tính khấu hao, hao mòn, thanh lý tài sản của Trường giao Bệnh viện.
(4). KS. Bùi Thế Lân, KS. Bùi Văn Tuấn, KS. Lê Hoàng Phúc, KS. Phạm Văn Cư, Phạm Phước Thắng và các nhân viên tổ cây xanh
- Tham gia thực hiện công tác kiểm kê, điều chuyển, thanh lý tài sản theo phân công.
- Thực hiện nhiệm vụ khác liên quan chi tiết theo sự phân công của Tổ trưởng.
3. Một số nhiệm vụ chung
Tất cả viên chức và người lao động của Phòng đều có nhiệm vụ thực hiện:
- Môi trường làm việc đạt 5S.
- Tham gia công tác đảm bảo chất lượng, công việc theo PDCA.
- Tham gia tự đánh giá chất lượng giáo dục.
- Đảm bảo kế hoạch công tác năm, KPIs đạt chất lượng và tiến độ.
- Cung cấp thông tin, dữ liệu, số liệu, minh chứng đầy đủ và đúng hạn.
- Tham gia xây dựng, rà soát, góp ý các quy định, quy trình của phòng Quản trị thiết bị và của Trường.
- Tham gia phối hợp với các đơn vị khác trong việc tổ chức các hội thảo, hội nghị, lễ hội và sự kiện quan trọng của Trường theo sự phân công của Trưởng phòng.
- Thực hiện một số công tác khác khi được Trưởng phòng phân công.