I. LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
- Quản lý và phân công thuộc chức năng và nhiệm vụ của phòng.
- Xây dựng chiến lược phát triển đào tạo, mục tiêu đào tạo và đề án liên kết đào tạo trình độ đại học.
- Quản lý và điều hành công tác mở ngành, ngành đào tạo mới; Tham mưu, đề xuất liên kết đào tạo với các cơ sở và tổ chức đào tạo có uy tín trong nước và trên thế giới.
- Xác định chỉ tiêu tuyển sinh, xây dựng đề án tuyển sinh hàng năm và đề xuất phương án tuyển sinh.
- Xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch đào tạo. Tổ chức và quản lý việc thực hiện kế hoạch và triển khai đào tạo; Giám sát hoạt động giảng dạy và khối lượng giảng dạy-học; Kiểm tra thực hiện kế hoạch đào tạo, quy chế và quy định đào tạo.
- Quản lý việc triển khai thủ tục, điều kiện và văn bản ký kết hợp đồng đào tạo với các cơ sở thực hành và liên kết đào tạo trong, ngoài nước.
- Quản lý và điều hành công tác xét công nhận tốt nghiệp; Quản lý và xác minh việc cấp phát văn bằng, chứng chỉ.
- Xây dựng sáng kiến cải tiến trong công tác quản lý, điều hành liên quan lĩnh vực đào tạo.
- Triển khai xây dựng, cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa quy chế, qui trình đào tạo và các văn bản đào tạo.
- Đánh giá định kỳ viên chức của phòng theo qui định.
- Phối hợp quản lý hoạt động đào tạo các Khoa: Y, Răng hàm mặt, Bộ môn Y học cổ truyền, Trung tâm Giáo dục Y học và Huấn luyện kỹ năng y khoa.
2. Phó trưởng phòng – TS. TRẦN QUANG KHẢI
- Quản lý việc xây dựng, cập nhật và phát triển chương trình đào tạo, công tác đảm bảo chất lượng chương trình đào tạo, nghiệm thu giáo trình, tài liệu phục vụ giảng dạy; Cải tiến chất lượng giảng dạy và học tập.
- Quản lý, giám sát hoạt động đào tạo trên E-learning.
- Quản lý, giám sát việc triển khai phân hệ quản lý đào tạo trên phần mềm quản trị đại học và phần mềm dịch vụ công trực tuyến.
- Quản lý, giám sát dữ liệu kết quả học tập của sinh viên. Tiếp nhận và xử lý các vấn đề liên quan đến quá trình học tập.
- Quản lý và phê duyệt giờ giảng kế hoạch và xác nhận giờ giảng chuẩn cán bộ giảng dạy theo qui định của trường.
- Quản lý công tác lưu trữ số liệu đào tạo và báo cáo thống kê liên quan đến công tác đào tạo.
- Phối hợp quản lý hoạt động đào tạo các Khoa: Dược, Điều dưỡng – Kỹ thuật Y học, Y tế công cộng, Khoa học cơ bản, Bộ môn Quản lý bệnh viện.
II. THÀNH VIÊN
1. TỔ VĂN PHÒNG
Chuyên viên – CN. TRẦN BÌNH KHIÊM
- Xác định chỉ tiêu tuyển sinh, xây dựng đề án tuyển sinh hàng năm và đề xuất phương án tuyển sinh.
- Phối hợp với các Khoa và đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch và triển khai công tác quảng bá tuyển sinh.
- Báo cáo tuyển sinh và báo cáo theo yêu cầu của Bộ GD&ĐT.
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đi đến; Sắp xếp, lưu trữ công văn, tài liệu, hồ sơ về công tác đào tạo hợp lý và theo quy chế.
- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến công tác đào tạo.
- Xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy định, quy trình, nội quy, quy chế và biểu mẫu liên quan đến công tác đào tạo. Thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản pháp luật để triển khai thực hiện.
- Xử lý hồ sơ sinh viên tuyển sinh và chuyển trường.
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của phòng.
- Tiếp nhận và trả lời các nội dung liên quan đến hoạt động sinh viên quốc tế.
2. TỔ CHƯƠNG TRÌNH - KẾ HOẠCH
2.1 Chuyên viên chính - KS. HUỲNH CÔNG HIỆP
- Thực hiện công tác xét tuyển nhập học; nhập dữ liệu tuyển sinh; phụ trách chính phần mềm dữ liệu tuyển sinh chính qui theo quy định Bộ GD&ĐT.
- Kiểm tra thông tin và in giấy báo nhập học
- Báo cáo tuyển sinh theo yêu cầu của Bộ GD&ĐT.
- In phụ lục văn bằng
- Phối hợp các đơn vị liên quan xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo khóa học, năm học, học kỳ cho các chuyên ngành đào tạo.
- Phối hợp với các khoa điều chỉnh, rà soát chương trình chi tiết và từ điển học phần.
- Tổ chức đăng ký học phần, theo dõi đăng ký học phần các ngành Y, YHCT, RHM, Dược.
- Tiếp nhận và xử lý các vấn đề liên quan đến quá trình học tập của sinh viên (nghỉ học tạm thời, thôi học, trở lại học, học lại cùng khóa sau, chuyển trường…).
- Quản trị phần mềm quản lý đào tạo, phụ trách chính dữ liệu liên quan đào tạo đại học trên phần mềm quản trị đại học.
2.2 Chuyên viên - KS. NGUYỄN HOÀNG DUY
- Thực hiện công tác sắp xếp, bố trí lịch giảng dạy lý thuyết.
- Quản trị phần mềm sổ đầu bài điện tử, theo dõi tiến độ đào tạo.
- Quản lý, bố trí lịch mượn giảng đường trực tuyến, thống kê tần suất sử dụng giảng đường.
- Tổ chức in bảng điểm và cấp bảng điểm, in và cấp kế hoạch năm học cho sinh viên.
- Kiểm tra cập nhật trạng thái của sinh viên trên hệ thống quản lý đào tạo.
- Quản lý, cập nhật nội dung cổng thông tin đào tạo thuộc website của Trường.
- Triển khai phần mềm dịch vụ công trực tuyến cho sinh viên.
- Phối hợp các đơn vị liên quan lập kế hoạch kiểm tra, giám sát và đề xuất các biện pháp tăng cường sử dụng hiệu quả công cụ và cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy-học.
2.3 Chuyên viên - CN. PHẠM ANH TUẤN
- Tổ chức đăng ký học phần, theo dõi đăng ký học phần các ngành khối cử nhân và Y học dự phòng.
- Thực hiện công tác sắp xếp, bố trí lịch giảng dạy thực tập cơ bản và cơ sở.
- Quản trị phần mềm quản lý thực tập lâm sàng.
- Quản trị và theo dõi việc triển khai E-learning trong hoạt động giảng dạy.
- Quản lý và giám sát dữ liệu kết quả học tập của sinh viên.
- Theo dõi, quản lý nhập điểm học phần thực hành; phụ trách quản lý điểm sinh viên trên hệ thống. Phân quyền nhập điểm lên hệ thống.
- Cung cấp dữ liệu điểm để cấp chứng chỉ, văn bằng.
- Phụ trách nhập liệu và kiểm tra hồ sơ tuyển sinh liên thông.
3. TỔ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG – TRIỂN KHAI VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG 5s
3.1 Chuyên viên - CN. NGÔ MỸ LINH
- Phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai hoạt động rà soát chuẩn đầu ra, khung chương trình, đề cương chi tiết học phần các chương trình đào tạo theo quy định.
- Phụ trách hồ sơ mở mã ngành đào tạo và các điều kiện liên quan duy trì mã ngành đào tạo.
- Phụ trách kiểm tra và duy trì hoạt động 5S tại đơn vị.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan đăng ký, thẩm định và nghiệm thu giáo trình, tài liệu giảng dạy.
- Thực hiện thanh quyết toán liên quan đến hoạt động đào tạo cho các tổ chức, cá nhân trong trường.
3.2 Chuyên viên - CN. TRẦN THÙY DƯƠNG
- Phụ trách, xử lý và quản lý hồ sơ tuyển sinh, sinh viên.
- Phụ trách các báo cáo về công tác đảm bảo chất lượng đào tạo, báo cáo PDCA và các nội dung về kiểm định cơ sở giáo dục liên quan đến lĩnh vực đào tạo, về tự đánh giá chương trình đào tạo.
- Quản lý việc rà soát, chỉnh sửa các văn bản liên quan đến hoạt động đảm bảo chất lượng trong dạy và học.
- Phối hợp kiểm tra điểm thi trên bản cứng với điểm hệ thống.
4. TỔ QUẢN LÝ KẾT QUẢ HỌC TẬP
4.1 Chuyên viên - ThS. LƯƠNG THỊ MINH THƯ
- Theo dõi xếp loại học tập.
- Tổ chức công tác xét tốt nghiệp, công nhận tốt nghiệp.
- Quản lý, cấp phát và kiểm tra xác thực văn bằng tốt nghiệp đại học, phụ lục văn bằng, quản lý sổ cấp phát văn bằng tốt nghiệp đại học, sổ cấp phát bản sao văn bằng đại học, hồ sơ tốt nghiệp.
- Triển khai công tác xét cảnh báo học vụ của sinh viên theo học kỳ.
- Xét miễn giảm và công nhận học phần, bảo lưu kết quả học tập.
4.2 Giảng viên - ThS. ĐỖ HỒNG DIỄM
- Thống kê, tổng hợp xây dựng giờ giảng kế hoạch và xác nhận giờ giảng chuẩn cán bộ giảng dạy theo qui định của trường.
- Triển khai, theo dõi và thanh lý hợp đồng đào tạo thực hành tại cơ sở thực hành. Thực hiện thanh quyết toán các chi phí liên quan đến hợp đồng đào tạo với các cơ sở thực hành.
- Quản lý, kiểm tra điểm thi trên bản cứng với điểm hệ thống.
Ngoài các nhiệm vụ được phân công, tùy theo tình hình và nhiệm vụ thực tế, Trưởng phòng sẽ giao các nhiệm vụ liên quan.