|
1. Trưởng phòng – ThS. Phạm Trương Yến Nhi - Phụ trách chung tất cả các mặt công tác của phòng; đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các cán bộ, nhân viên trong phòng thực hiện các công việc được giao theo kế hoạch, tiến độ. - Phụ trách công tác: + Văn thư, lưu trữ cơ quan. + Tổng hợp: Lịch công tác tuần của Trường; Báo cáo và kế hoạch công tác của Trường hàng quí, năm/năm học; Nội dung trình họp Hội đồng trường; Một số báo cáo cho cơ quan cấp trên theo yêu cầu. + Nhân sự; đánh giá, phân loại viên chức. + Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ sau đại học. + Niên giám thống kê. + Tài chính. + Công tác đột xuất do Lãnh đạo Trường phân công. - Phụ trách Tổ văn thư – lưu trữ. 2. Phó Trưởng phòng – ThS. Phạm Thị Minh - Phụ trách công tác: + Phòng Truyền thống: Quản lý và bổ sung hình ảnh, tư liệu. + Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ đại học. + Báo cáo và lập kế hoạch công tác tháng, quí, năm của Phòng; Xây dựng KIPs của Phòng; Theo dõi thực hiện kế hoạch KPIs của đơn vị. + Quản lý tài sản, văn phòng phẩm, tặng phẩm. + Công tác tuyên truyền. + Quản lý hậu cần, vệ sinh (các phòng họp và phòng lãnh đạo Trường). + 5S của đơn vị. + Công tác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng phòng phân công. - Phụ trách Tổ phục vụ hậu cần. 3. Phó Trưởng Phòng – CN. Nguyễn Văn Bộ - Phụ trách công tác: + Tổng hợp: Báo cáo và kế hoạch công tác của Trường hàng tháng; báo cáo cho cơ quan ngoài Trường theo yêu cầu. + Đảm bảo chất lượng. + An ninh, trật tự, an toàn cơ quan. + Phục vụ xe công. + Sắp xếp lịch trực lãnh đạo, trực cơ quan. + Thi đua, khen thưởng đơn vị. + Công tác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng phòng phân công. - Phụ trách Tổ Bảo vệ, Tổ Ô tô. 4. Chuyên viên – CN. Ngô Thị Thúy Hằng - Văn thư – quản lý công văn đi của Trường. - Quản lý con dấu Trường. - Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ sau đại học. - Cập nhật văn bản quản lý lên hệ thống. - Cung cấp minh chứng cho công tác tự đánh giá, đảm bảo chất lượng. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng phân công. 5. Chuyên viên – ThS. Trương Quỳnh Trang - Văn thư – quản lý công văn đến của Trường. - Nhận và gửi bưu phẩm. - Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ đại học. - Chấm công viên chức, nhân viên đơn vị. - Cung cấp minh chứng cho công tác tự đánh giá, đảm bảo chất lượng. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng phân công. 6. Lưu trữ viên – CN. Lê Thị Hoàng My - Lưu trữ cơ quan. - Văn thư Phòng Hành chính tổng hợp. - Lễ tân các buổi họp, hội qui mô nhỏ và vừa. - Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho viên chức, người lao động. - Phụ trách Website đơn vị. - Dự trù mua sắm văn phòng phẩm. - Mua vé máy bay cho cán bộ quản lý đi công tác. - Đặt hoa, điện hoa. - Kiểm kê tài sản đơn vị. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng phân công. 7. Chuyên viên, thư ký Ban Giám hiệu – CN. Thạch Quí Long - Dự các buổi họp Ban Giám hiệu chủ trì, ghi nhận ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu và nhắc việc các đơn vị thực hiện; đôn đốc và báo cáo tiến độ thực hiện; đề xuất giải pháp xử lý đối với công việc tồn đọng. - Ghi biên bản các buổi họp chung do Phòng Hành chính tổng hợp phụ trách. - Làm lịch riêng cho Ban Giám hiệu theo lịch công tác của Trường. - Tiếp nhận đăng ký làm việc với Ban Giám hiệu và bố trí lịch. - Viết các bài phát biểu cho Ban Giám hiệu tại các hội nghị, lễ. - Cập nhật thông tin của Lãnh đạo Trường trên Website. - Chuẩn bị các thủ tục, hậu cần cho Lãnh đạo Trường đi công tác. - Chuẩn bị tài liệu, dụng cụ cần thiết…cho Ban Giám hiệu họp; phối hợp bố trí phòng họp. - Sắp xếp phòng làm việc của Hiệu trưởng. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng phân công. 8. Cán sự - Phan Nữ Hồng Bảo Linh - Quản lý các phòng họp. - Phục vụ hậu cần các buổi họp nội bộ. - Photo tài liệu họp khi cần. - Quản lý kho quà tặng. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng phân công. 9. Nhân viên – Trần Thị Lệ Hồng - Vệ sinh các phòng họp, phòng làm việc của Lãnh đạo, Trưởng và Phó phòng. - Phục vụ hậu cần các buổi hội, họp tiếp khách. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng phân công. 10. Phụ trách Tổ Ô tô – Phạm Công Thanh - Quản lý trực tiếp Tổ Ô tô; Lập bảng phân công trực lái xe hàng tháng; Sắp xếp, điều động nhân viên lái xe và xe ô tô công đi tác đảm bảo hợp lý, an toàn, hiệu quả. - Lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì định kỳ xe ô tô công và kiểm tra công tác bảo dưỡng, bảo trì đảm bảo xe hoạt động tốt. - Thực hiện nhiệm vụ lái xe đưa đón cán bộ đi công tác, khách của Trường theo Quy định. - Bảo quản tốt xe ô tô công được giao quản lý. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng phân công. 11. Tổ phó Tổ Bảo vệ - Cao Văn Kỳ - Phân công trực công tác Bảo vệ của Trường để đảm bảo an ninh trật tự trong khuôn viên Trường. - Quản lý việc kiểm soát người ra vào Trường. - Kịp thời phát hiện và báo cáo các sự việc bất thường, đáng ngờ. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng phân công. 12. Nhân viên Tổ Ô tô - Thực hiện nhiệm vụ lái xe đưa đón cán bộ đi công tác, khách của Trường theo quy định. - Bảo quản tốt xe ô tô công. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng, Tổ trưởng phân công. 13. Nhân viên Tổ Bảo vệ - Quản lý việc kiểm soát người ra vào Trường. - Kịp thời phát hiện và báo cáo các sự việc bất thường, đáng ngờ. - Công tác khác đột xuất do Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng, Tổ trưởng phân công. |
